Die aktuelle Lage bringt es mit sich, dass auch wir uns nach Möglichkeiten umschauen weiterhin Beratungen durchzuführen und dennoch das Kontaktverbot oder Social Distancing einzuhalten. In diesem Zusammenhang nutzen wir nun für Meetings den US-Anbieter “zoom”, der Online-Meetings mit bis zu 100 Teilnehmern ermöglicht. In der kostenfreien Basic-Variante sind die Meetings auf 40 Minuten begrenzt, in der Pro-Version für 13 € im Monat ist die Begrenzung auf 24 Stunden angehoben – aber wer will schon so lange Meetings abhalten.

Wichtig für uns ist, “zoom” kann in Europa datenschutzkonform eingesetzt werden – so geht’s.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen

1. Auf der Seite https://zoom.us/data-processing den “Data Processing Addendum” herunterladen.
2. Das Dokument auf Seite 7 unterzeichnen.
3. In den Exhibits A-C ist der Gegenstand der Datenverarbeitung sowie die technisch-organisatorischen Maßnahmen definiert.
4. In Exhibit C befinden sich die EU-Standardvertragsklauseln, die zusätzlich zum EU-US-Privacy-Shield ein angemessenes Datenschutzniveau garantieren sollen.
   Hier sind nun auf Seite 17 die eigenen Unternehmensdaten anzugeben als Datenexporteur und auf Seite 24 zu unterzeichnen.
5. Auf Seite 26 ist der Name des Daten-Exporteurs und die Unterschrift eines Vertretungsberechtigten erforderlich.
6. Der Vertrag ist nun fertig unterzeichnet und muss an “zoom” zurück gesendet werden. Hierfür ist die “zoom”-Account-Nummer notwendig, die im persönliche Meeting-ID.
7. Vertrag unter Angabe der Meeting-ID per E-Mail an dpa@zoom.us senden.

Mit Eingang des Vertrags bei “zoom” ist dieser gültig.

Datenschutzhinweise für Teilnehmende an “zoom”-Meetings

Die Teilnahme an einem “zoom”-Meeting erfolgt über eine E-Mail, in der ein Einladungslink enthalten ist. Der Einladungstext sollte wie folgt erweitert werden:
“Zur Durchführung von Online-Meetings verwenden wir “zoom”. Hinweise zur Datenverarbeitung finden Sie unter [Link einfügen].”

Ein angepasstes Muster für die Datenschutzhinweise stellen wir Ihnen im Rahmen unserer Tätigkeit als Datenschutzbeauftragte kurzfristig zur Verfügung. Sprechen Sie uns hierzu an.